Pendahuluan
Dalam rangka mencapai
visi dan misinya organisasi instansi pemerintah memerlukan kinerja yang tinggi
dari seluruh personal pimpinan dan staf instansi tersebut.
Kinerja yang tinggi
dari suatu organisasi pemerintah mutlak diperlukan untuk menjawab tantangan
perubahan tuntutan masyarakat modern yang semakin hari semakin besar. Tanpa
kinerja yang tinggi maka organisasi/ instansi pemerintah akan kehilangan
kepercayaan dari warga masyarakat. Untuk mewujudkan kinerja yang tinggi antara
lain dibutuhkan komitmen bersama antara pimpinan beserta seluruh jajaran staf
pelaksana, komitmen perlu dipelihara dan senantiasa ditingkatkan. Hubungan
kerja antara personil harus kondusif, kondisi ini secara berkesinambungan
penting untuk dibangun dan terus ditingkatkan melalui komunikasi yang efektif.
Salah satu fungsi
manajemen yang sangat penting adalah fungsi komunikasi. Komunikasi yang baik
dapat menjadi perekat berbagai elemen yang ada di jajaran sebuah instansi.
Komunikasi dapat berperan sentral karena dia merupakan salah satu sarana yang
digunakan untuk berkoordinasi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan di berbagai
level bahagian organisasi. Dengan pengertian lain dapat dikatakan bahwa elemen
fungsi-fungsi organisasi lainnya seperti, kepemimpinan, koordinasi, pengambilan
keputusan dan pengorganisasian tidak dapat terlepas dari peran komunikasi.
Peranan komunikasi
yang efektif dalam menciptakan suasana atau iklim kerja yang kondusif sangat
dominan. Terutama dalam kegiatan kerja di sebuah instansi formal seperti di
lingkungan perkantoran. Hubungan yang harmonis antara sesama pegawai, antara
para pimpinan dengan bawahan dan antara sesama pimpinan di semua level, sangat
dipengaruhi oleh kualitas komunikasi yang terjadi di lingkungan kerja mereka.
Dari komunikasi yang efektif dapat dihasilkan motivasi kerja yang tinggi dan
pada gilirannya sangat membantu para pegawai dalam menyelesaikan tugas-tugas
yang diembannya secara efektif dan efisien. Sebaliknya dari sistim komunikasi
yang buruk cenderung dapat mempengaruhi hubungan kerja, yang akan berdampak
kepada pencapaian kinerja, secara individual ataupun secara kolektif dan akan
berdampak buruk terhadap pencapaian kinerja di lingkungan tempat kerja.
Kemampuan
berkomunikasi secara efektif merupakan salah satu kebutuhan utama bagi para aparatur
di instansinya, terutama dalam penyampaian berbagai instruksi yang harus
dipahami secara jelas oleh para staf atau bawahan dalam pelaksanaan kerja,
sehingga tujuan dan sasaran organisasi dapat dicapai secara efektif dan
efisien. Teknik penyampaian pesan (berkomunikasi) yang disampaikan dengan cara
yang sopan dan santun oleh unsur pimpinan akan memberikan kesan rasa hormat dan
simpati bagi para staf atau bawahan. Kondisi ini akan menjadi pemicu semangat
bagi bawahan dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Jika kemampuan berkomunikasi
yang efektif dapat diterapkan oleh para pimpinan dan segenap jajarannya, maka
akan sangat membantu menciptakan iklim kerja yang kondusif di lingkungan kerja
dan sekaligus dapat memicu semangat kerja para pegawai dalam mencapai tujuan
dan sasaran organisasi.
Perlunya Komunikasi Efektif dalam Membangun Kinerja Kondusif
A. Lingkungan Kerja
Kondisi lingkungan
kerja akan sangat memberi pengaruh bagi pegawai yang berada di lingkungan
tersebut. Pengaruh yang ditimbulkan dapat berupa terpicunya motivasi kerja,
semangat kerja dan rasa bangga pada diri pegawai di lingkungan kerjanya.
Sebagaimana dijelaskan oleh Robbins (1995 : 226) bahwa:Lingkungan dapat
diidentifikasi sebagai segala sesuatu yang berada di luar batas organisasi, lingkungan
dibedakan menjadi dua, yaitu lingkungan umum mencakup yang mungkin mempunyai
dampak terhadap organisasi, namun relevansinya tidak sedemikian jelas.
Sedangkan lingkungan khusus adalah bagian dari lingkungan yang secara langsung
relevan bagi organisasi dalam menciptakan tujuannya.
Bertolak dari
ungkapan Robbins sebagaimana tersebut di atas, lingkungan kerja yang memberikan
dampak secara langsung bagi organisasi dalam mencapai tujuannya adalah
lingkungan khusus yang ada pada suatu instansi. Mereka terdiri dari kalangan
pimpinan dan staf, mereka mempunyai hubungan kerja sesuai hirarkhi yang berlaku
di instansi tersebut. Lingkungan kerja suatu instansi mempunyai situasi dan
kondisi yang berbeda instansi lainnya. Ada instansi yang mempunyai lingkungan kerja
sangat kondusif, ada pula instansi yang lingkungan kerjanya cukup kondusif, dan
ada juga yang hanya kondusif dan kurang kondusif. Kondusif atau tidaknya sebuah
lingkungan kerja pada suatu instansi sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor,
salah satu di antaranya adalah melalui jalinan komunikasi.
Dengan demikian
hubungan komunikasi yang berkualitas sangat membantu terbentuknya lingkungan
kerja yang harmonis. Lingkungan kerja pegawai pada sebuah instansi sangat
bervariasi bentuknya, namun secara umum terdiri dari unsur pimpinan dan staf.
Karakteristik yang dimiliki kalangan pimpinan juga berbeda-beda, begitu pula
halnya dengan para staf. Hal ini sangat dipengaruhi oleh pendidikan, lingkungan
dan pengalaman masalalu masing-masing. Mereka saling berinteraksi dalam
mengerjakan tugas tugasnya namun berbeda dalam hal perilaku.
Menurut Abdulsyani
(1987: 266) Kaitan antara
perilaku kepemimpinan dan perkembangan kemampuan para bawahan dapat diperinci
sebagai berikut, 1) Perilaku instruksi ditujukan pada tingkat perkembangan para
bawahan yang paling rendah. 2) Perilaku konsultasi lebih tepat ditujukan kepada
para bawahan yang tingkat perkembangannya antara rendah dan sedang. 3) Perilaku
partisipasi lebih tepat ditujukan pada para bawahan yang tingkat perkembangannya
antara sedang sampai tinggi. 4) Perilaku delegasi lebih tepat ditujukan kepada
para bawahan yang tingkat perkembangannya relative lebih tinggi.
Sehubungan dengan
penjelasan Abdulsyani seperti tersebut di atas, terdapat berbagai level pada
suatu lingkungan kerja. Pada setiap level memiliki kemampuan menerima perlakuan
yang berbeda-beda pula, sehingga para pimpinan perlu memiliki pengetahuan yang
dapat disesuaikan dengan pelaksanaan perlakuan di setiap tingkatan bawahan.
Sekiranya yang terjadi para pimpinan menyamaratakan perlakuan perilaku di semua
level, dengan pengertian lain apabila sang pimpinan tidak membedakan cara
perlakuan dalam berkomunikasi sesuai level yang ada, maka bukan tidak mungkin
yang akan terjadi adalah terbentuknya iklim kerja yang jauh dari kondusif dan
pada akhirnya sangat berpengaruh terhadap pencapain kinerja organisasi.
Di sisi lain,
lingkungan kerja senantiasa mengalami perubahan sesuai dengan kemajuan ilmu dan
pengetahuan serta perkembangan teknologi. Terhadap suatu perubahan lingkungan
kerja, terutama yang direncanakan akan dapat disusun langkah langkah
penyesuaian untuk menghadapi perubahan tersebut, tetapi terhadap perubahan
lingkungan kerja yang tidak direncanakan namun perubahan itu tetap terjadi,
maka lingkungan harus mampu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perubahan
dimaksud.
B. Pemicu Motivasi Kerja
Komunikasi sebagai
sarana untuk mengirim atau menyampaikan pesan, Ide, pendapat, perasaan,
gagasan, berita atau informasi dari seseorang kepada orang lain, Pesan yang
dikirim dapat berupa perintah pemberitahuan dan lainnya dalam bentuk lisan,
tulisan, kode, gambar dan lainnya. Terdapat dua orang atau lebih yang terlibat
dalam proses komunikasi. Komunikasi tersebut dapat berjalan dengan lancar dan
sebaliknya dapat pula mengalami gangguan dengan hasil yang tidak memuaskan
karena pesan yang disampaikan tidak dapat diterima dengan baik dan jelas.
Menurut , Endang
Lestari G dan M.A Malik (2006; 24) mengatakan bahwa:
Terdapat tiga unsur
komunikasi: 1) Pengirim pesan atau sering juga disebut sebagai sender
komunikator; 2) Penerima pesan atau sering disebut sebagai komunikan; 3) Media
atau saluran yang digunakan sebagai alat untuk mengirim pesan.
Berdasarkan pendapat
Endang Lestari G dan MA. Malik, bahwa proses komunikasi yang melibatkan dua
orang atau lebih dengan menggunakan media atau tidak, akan berlangsung selama
adanya kesamaan bahasa yang digunakan dalam berkomunikasi. Namun begitu belum
tentu akan dapat menghasilkan kesamaan makna. Pada sisi lain bukan tidak
mungkin bagi mereka yang terlibat dalam proses komunikasi itu, bukan saja
saling mengerti bahasa tetapi juga dapat menangkap makna yang sama dari proses
komunikasi.
Dengan demikian
komunikasi seharusnya mengandung kesamaan makna antara pihak-pihak yang
terlibat dalam proses komunikasi, karena dari proses komunikasi bukan hanya
sekedar informatif yang menyebabkan orang lain dapat mengerti dan paham tentang
apa yang disampaikan, tetapi juga persuasif di mana orang lain dapat bersedia
menerima pengertian yang lebih dalam dan memiliki keyakinan untuk melakukan
sesuatu perbuatan atau kegiatan.
Kualitas hubungan
antar pegawai dalam sebuah instansi ditentukan oleh tingkat harmonisasi yang
ada di lingkungan instansi tersebut. Dari pelaksanaan komunikasi yang buruk
akan menimbulkan hubungan yang kurang harmonis di antara sesama pegawai. Oleh
karena itu peranan komunikasi dalam memicu iklim kerja yang harmonis di
lingkungan kerjanya sangatlah diperlukan. Para aparatur dituntut untuk pandai
membaca hal hal yang menyebabkan timbulnya perbedaan atau gap di antara mereka
sesama aparatur. Melalui proses keterbukaan dan komunikasi yang sopan dan
santun diharapkan suasana yang kurang kondusif dapat dibangun kembali sehingga
para staf dapat termotivasi dalam memperbaiki hubungan dan pelaksanaan kerja di
lingkungan intansinya.
Richard .M. Steers
(1980 : 19) mengungkapkan bahwa: Motivasi atau biasa juga disebut kebutuhan
adalah keadaan intern diri seseorang yang mengaktifkan dan mengarahkan tingkah
lakunya kepada sasaran tertentu. Motivasi seseorang dapat meliputi kebutuhan
berprestasi , afiliasi (perasaan diterima) kekuasaan kemampuan dan seterusnya.
Secara kolektif
(individual atau kelompok) dalam sebuah organisasi instansi mempunyai keinginan
untuk dapat bekerja dalam suatu lingkungan kerja yang penuh dengan keakraban,
kondisi yang nyaman dan aman serta memungkinkan untuk berprestasi dalam
pelaksanaan tugas-ugas yang diembannya. Kondisi yang menjadi keinginan para
pegawai di lingkungan kerja ini dapat diwujudkan melalui teknik berkomunikasi
yang efektif.
Ada empat (4) dimensi
komunikasi dalam organisasi, yakni:
1)
Downward Communication yaitu komunikasi yang berlangsung ketika
orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada
bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: pemberian
atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction), penjelasan dari
pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job rationale),
penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures
and practice) dan pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih
baik.
2)
Upward communication yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate)
mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas
adalah: penyampaian informasi tentang pekerjaan-pekerjaan yang sudah
dilaksanakan, penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan atau
tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan, [penyampaian saran-saran
perbaikan dari bawahan dan penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya
sendiri maupun pekerjaannya.
3)
Horizontal communication yaitu: komunikasi yang berlangsung di antara
para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsinya
adalah: memperbaiki koordinasi tugas, upaya pemecahan masalah, saling berbagi
informasi, upaya pemecahan konflik dan membina hubungan melalui kegiatan
bersama.
4) Interline
communication yaitu: tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati
batas-batas fungsional. Pejabat fungsional paling banyak menggunakan komunikasi
lintas saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan
jabatan fungsional.
Para pimpinan dan
jajarannya harus menjadi motor penggerak dalam membangun hubungan kerja yang
kondusif di lingkungan kerjanya melalui efektifitas komunnikasi. Pada sisi lain
para staf atau bawahan tidak hanya dituntut untuk dapat menjadi komunikan yang
baik yang dapat dengan cepat dan tepat menangkap pesan komunikator, sebaliknya
juga mampu sebagai komunikator yang baik, pandai membaca suasana dan
menyampaikan komunikasi dengan jelas, lugas dan beretika. Siapapun yang ada di
lingkungan sebuah organisasi instansi dapat menyadari bahwa komunikasi yang
efektif harus dibangun ,dikembangkan dan dipelihara.
Sehubungan dengan
komunikasi yang berkaitan dengan pimpinan, George R.Terry (1991 :144)
mengatakan bahwa:"Komunikasi merupakan
cara untuk memudahkan manajemen, akan tetapi bukan merupakan kegiatan yang
berdiri sendiri dan menjadi bahagian yang pokok dari segala sesuatu yang
dikerjakan oleh manajer dua pertiga dari waktu manajer terpakai untuk
berkomunikasi memberikan informasi penuh kepada rekan-rekan sekerjanya dan
mendapatkan saling pengertian merupakan hal-hal yang penting sekali, sehingga
ada beberapa pihak yang menarik kesimpulan bahwa manajemen adalah
berkomunikasi. Akan tetapi sesungguhnya berkomunikasi adalah merupakan bagian
dari manajemen.
Dengan demikian
fungsi komunikasi tak dapat terlepas dari kegiatan manajemen, adalah tidak
mungkin menjalankan roda-roda organisasi tanpa komunikasi. Persoalannya
bagaimana seorang mana jemen dalam mengendalikan dan menjalankan kepemimpinanya
melalui komunikasi yang efektif, komunikasi yang memberikan dampak terhadap
peningkatan dan kenyamanan hubungan kerja dilingkungan instansinya. Kondisi
yang demikian diharapkan dapat memicu lahirnya lingkungan kerja yang kondusif.
Efektivitas
komunikasi yang mampu menciptakan suasana lingkungan kerja yang kondusif adalah
impian setiap pegawai, di samping memberikan rasa bangga berada di lingkungan
kerjanya, sekaligus akan dapat memotivasi pekerja untuk bersemangat mewujudkan
hasil kerjanya sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
Kesimpulan
Pakar menjelaskan
tentang fungsi-fungsi manajemen sesuai dengan sudut pandangnya masing-masing.
Namun fungsi-fungsi tersebut tidak dapat berdiri sendiri-sendiri, sesama fungsi
mempunyai saling ketergantungan yang erat. Di antara fungsi-fungsi tersebut
fungsi komunikasi sangatlah dominan keberadaannya.
Mengingat pentingnya
komunikasi sebagai sarana penghubung dalam kegiatan pelaksanaan kerja, maka
keterampilan penguasaan teknik berkomunikasi yang baik dan efektif perlu
dimiliki setiap personal yang ada dalam suatu instansi atau organisasi.
Salah satu sumberdaya
organisasi yang tidak dapat dipersamakan nilainya dengan yang lain adalah
sumberdaya manusia (SDM). Keberadaan (SDM) personil pada suatu instansi atau
organisasi memiliki posisi yang sangat strategis, walaupun setiap personil yang
ada dalam organisasi memiliki potensi yang berbeda dan masing-masing individu
dapat mempengaruhi individu lainnya, adakalanya pengaruh yang diciptakannya
semakin lama semakin kuat dan luas serta turut membentuk kondisi baru di
lingkungan kerja organisasinya. Para personil tidak terdorong untuk
melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik, mereka kehilangan motivasi, hubungan
kerja sesama pegawai tidak lagi harmonis, hilangnya rasa kebanggaan menjadi
pegawai pada lingkungan tempat kerjanya.
Kondisi ini secara lambat laun akan
sangat berpengaruh kepada pelaksanaan tugas dan pada akhirnya akan berdampak
negatif terhadap capaian kinerja organisasi secara keseluruhan. Menghadapi
fenomena seperti uraian tersebut di atas, maka fungsi dan keberadaan para
pimpinan akan menjadi tumpuan harapan, karena di tangan merekalah gambaran
situasi dan kondisi organisasi saat ini dan masa mendatang diputuskan. Oleh
karena itu kemampuan pimpinan dalam mempengaruhi dan mengarahkan para personil
agar berada dalam situasi dan kondisi kerja yang kondusif sangat diperlukan.
Referensi
Winardi, 2006.
Manajemen Perkantoran dan Pengawasan; Mandar Maju, Jakarta.
Abdulsyani, 1987.
Manajemen Organanisasi, PT Bina Aksara Jakarta Flippo Edwin 1992, Manajemen
Personalia, Alih Bahasa , Moh. Masud Erlangga, Jakarta.
Lestari Endang dan
Maliki MA, 2009. Komunikasi Yang Efektif, Lembaga Administrasi Negara, Jakarta.
Schein H Edgar, 1983.
Psikologi Organisasi, PT Pustaka Binawan Pressindo, Jakarta.
Siagian P Sondang,
1989. Filsafat Administrasi, CV . Haji Mas Agung, Jakarta.
Ruslan
Rosady, 2005. Manajemen Public Relations and Media Komunikasi, PT. Raja
Grafindo Persada, Jakarta.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar